Ochrana osobních údajů

1. Kdo je správce

Správcem osobních údajů je Petr Houžva, IČO 07443552, se sídlem / adresou podnikání Spojovací 348, 763 21 Slavičín. Kontakt pro otázky týkající se osobních údajů: petr@houzva.cz, telefon +420 725 120 249.

2. Účet a přihlašovací údaje

Služba může zpracovávat e-mail, technické identifikátory účtu, informace o ověření účtu a zabezpečené autentizační údaje potřebné pro přihlášení, obnovu hesla a správu relací.

Pokud uživatel zvolí volitelné přihlášení přes Google nebo Apple, služba od příslušného poskytovatele přijme technický identifikátor účtu (provider subject), ověřený e-mail a případně jméno. Heslo k účtu Google/Apple ani platební údaje tím služba nezískává. Apple může podle volby uživatele předat soukromou přeposílací e-mailovou adresu. Tato možnost se aktivuje až po produkčním propojení daného poskytovatele.

3. Podnikatelské a fakturační údaje

Pokud je uživatel zadá, mohou být zpracovávány například IČO, název podnikání, DIČ, sídlo, bankovní účet, údaje o zákaznících a další informace potřebné pro výkazy, zakázky, faktury a účetní evidenci.

4. Pracovní data

Podle používaných funkcí mohou být uloženy výkazy práce, časy, místa, zakázky, vykonaná práce, náklady, vícepráce, pracovníci, doklady, fotografie a údaje potřebné pro Knihu jízd.

5. Poloha a GPS

GPS je volitelná. Pokud ji uživatel na podporovaném zařízení zapne a udělí potřebná oprávnění, aplikace zpracovává souřadnice, časové údaje, zastávky, polohy pracovních míst a související technické údaje. Slouží uživateli jako pomůcka pro pracovní výkazy, rozpoznání navštívených míst, evidenci pracovních cest a Knihu jízd. Automatická GPS evidence je připravená pro Android; iOS verzi připravujeme.

Aplikace neposkytuje funkci živého sledování zaměstnanců či brigádníků ani funkci sdílení jejich aktuální polohy mezi uživateli. GPS záznamy se synchronizují do pracovního prostoru a přístup k nim mají přihlášené účty s oprávněním k tomuto prostoru. V aktuálním veřejném registračním toku vzniká pracovní prostor s vlastníkem účtu. GPS proto není určena jako zaměstnanecký monitorovací systém.

Pro vyhledání adres, rozpoznání míst, zobrazení mapy a výpočet trasy mohou být podle použité funkce předány souřadnice, body trasy nebo hledaná adresa externí mapové či routovací službě. Aplikace používá mapové podklady OpenStreetMap, dlaždice tile.openstreetmap.org, geokódování Nominatim a Photon/Komoot, služby Overpass na serverech overpass-api.de, overpass.kumi.systems a overpass.private.coffee, dále routovací služby OSRM na veřejných serverech router.project-osrm.org a routing.openstreetmap.de. Při otevření výsledku může být souřadnice obsažena také v odkazu na openstreetmap.org. Některé požadavky odcházejí přímo ze zařízení; jiné zprostředkuje server. Tyto služby mohou zpracovat také IP adresu a technické údaje požadavku. Služby OpenStreetMap Foundation mohou podle jejího zveřejněného popisu zpracovávat požadavky v UK, Irsku a Nizozemsku; UK je mimo EU/EHP. U Photon/Komoot a některých veřejných routovacích či Overpass instancí nelze z aplikace zaručit konkrétní zemi zpracování. Nelze proto slíbit, že všechny mapové požadavky zůstanou v EU/EHP.

6. Technické a bezpečnostní údaje

Pro fungování služby, synchronizaci, zabezpečení a řešení chyb mohou být zpracovány technické informace, například verze aplikace, typ zařízení, stav synchronizace, čas požadavku nebo technický záznam chyby.

7. Proč se údaje zpracovávají

• pro vytvoření a správu uživatelského účtu,
• pro uložení a synchronizaci uživatelských dat mezi podporovanými zařízeními,
• pro vytvoření výkazů, faktur, přehledů a dalších funkcí, které uživatel sám používá,
• pro zabezpečení služby a řešení technických problémů,
• pro splnění právních povinností provozovatele, pokud se na konkrétní zpracování vztahují.

8. Právní důvody zpracování

Údaje používáme pouze pro účely uvedené v tomto dokumentu. Podle konkrétní funkce může být právním důvodem plnění smlouvy, splnění právní povinnosti, oprávněný zájem nebo souhlas, pokud je pro dané zpracování vyžadován. Právní důvod se posuzuje podle účelu a povahy zpracovávaných údajů.

9. Příjemci, zpracovatelé a umístění dat

Produkční aplikace a její databáze jsou provozovány na VPS společnosti FORPSI v České republice (EU/EHP). Administrátorský přístup k produkčnímu serveru a databázi má v současnosti provozovatel služby. Přístup uživatelů k údajům pracovního prostoru vyžaduje přihlášení a oprávnění k danému prostoru. Aplikace používá HTTPS pro komunikaci se serverem; hesla se neukládají v otevřené podobě.

Další online funkce mohou podle volby uživatele předat omezené údaje příslušnému poskytovateli: při použití online překladu odchází překládaný text položky, práce nebo nákladu a cílový jazyk do služby MyMemory; pokud překlad není dostupný, aplikace může stejný text odeslat jako zálohu do Google Translate. Odeslání nastává při výslovném spuštění překladu.

Při ručním ověření DIČ aplikace odešle zadané DIČ a kód země do systému VIES Evropské komise. Při načítání kurzu se službě Frankfurter předává pouze měna a datum; přímé záložní zdroje kurzů jsou Česká národní banka. Při doplnění firemních údajů z ARES se IČO dotazuje českého veřejného registru.

V nastavení jsou připravena bankovní propojení přes GoCardless Bank Account Data a přímé bankovní integrace. Pokud je příslušná integrace na serveru nakonfigurována a uživatel propojení sám zahájí a potvrdí u banky, mohou být poskytovateli předány údaje potřebné k autorizaci účtu a následnému načtení účtů či transakcí. Bankovní propojení je volitelné; načtené transakce slouží v aplikaci k přehledu a párování plateb.

Při výslovném otevření navigace v Google Maps jsou v odkazu souřadnice nebo body trasy. Při volbě sdílení přes WhatsApp může být do sdíleného odkazu vložen text výkazu. Tyto údaje se předají až po zvolení příslušné akce uživatelem.

U výše uvedených externích služeb aplikace zajišťuje přenos pouze v rozsahu potřebném pro zvolenou funkci. Z kódu aplikace nelze zaručit fyzické umístění všech systémů poskytovatelů; jejich vlastní zpracování se řídí také podmínkami a informacemi daného poskytovatele.

Platební bránu GoPay připravujeme výhradně pro úhradu předplatného služby Faktury & Výkazy. Nebude sloužit k úhradě faktur vystavených uživateli jejich zákazníkům ani k jiným platbám. Při platbě přes GoPay jsou poskytovateli platební brány předány údaje potřebné pro úhradu předplatného; údaje karty zadává zákazník přímo GoPay a Faktury & Výkazy neukládají celé číslo karty ani CVC/CVV.

Mapové a geokódovací funkce používají OpenStreetMap/Nominatim, Photon provozovaný Komoot, veřejné instance Overpass a veřejné routovací servery OSRM uvedené v části 5. Jednotlivá souřadnice, body trasy nebo hledaná adresa mohou být těmto službám předány podle právě používané funkce. Některé požadavky odcházejí přímo ze zařízení uživatele. Umístění zpracování není u všech veřejných mapových instancí garantováno. OpenStreetMap Foundation uvádí své API servery také v UK, které je mimo EU/EHP. Nelze proto slíbit, že všechny mapové požadavky zůstanou v EU/EHP.

10. Doba uchování

Detailní surové body trasy se na serveru uchovávají nejvýše 90 dní a poté se z GPS záznamu odstraňují. V Androidu se raw body předchozích dnů po uzavření dne neuchovávají jako úplná trasa; pro další práci zůstávají kompaktní souhrny a zastávky. Pro tyto souhrny a zastávky není v současné verzi stanovena automatická 360denní lhůta. Kniha jízd je samostatná evidence jízd a její záznamy se automatickým odstraněním detailních GPS bodů nemažou.

Uživatel může smazat GPS historii konkrétního dne. Smazaný den se odstraní z hlavního GPS úložiště a server trvale zaznamená jeho smazání, aby jej starší klient znovu nenahrál. Smazání dne však v současné verzi necílí na samostatnou technickou cache rozpoznaných míst; ta může uchovávat souřadnice a popis místa nejdéle 365 dní od posledního použití. Cache silničních výpočtů se čistí po 180 dnech. Smazání GPS dne samo o sobě neodstraní samostatný záznam v Knize jízd.

Při potvrzeném smazání účtu se data pracovního prostoru včetně GPS dat odstraní, pokud mazaný uživatel je jeho jediným vlastníkem a pracovní prostor se tím ruší. Pokud je uživatel členem pracovního prostoru, který zůstává zachován pro ostatní členy, odstraní se jeho členství a data pracovního prostoru zůstávají. Účetní, bezpečnostní a právní auditní údaje mohou být uchovány odděleně v rozsahu nutném pro doložení operace nebo splnění právní povinnosti.

11. Práva uživatele

Podle GDPR může mít uživatel zejména právo na přístup k osobním údajům, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, námitku a právo podat stížnost u dozorového úřadu. Konkrétní použitelnost jednotlivých práv závisí na právním titulu a povaze zpracování.

12. Smazání účtu

Uživatel může smazání účtu zahájit v aplikaci v Nastavení → Účet a zabezpečení. Potvrzení se posílá pouze na ověřený e-mail účtu a samotné otevření odkazu smazání neprovede; je nutné ještě výslovné konečné potvrzení. Po potvrzení se účet deaktivuje a anonymizuje a aktivní přihlašovací relace se zneplatní. Pokud je uživatel jediným vlastníkem pracovního prostoru a prostor se ruší, odstraní se také jeho data včetně GPS historie a Knihy jízd. Pokud je uživatel členem prostoru, který zůstává zachován pro další členy, odstraní se jeho členství, ale data společného pracovního prostoru zůstávají. Minimální technický a právní audit může být uchován v anonymizované nebo pseudonymizované podobě, pokud je to nezbytné pro prokázání provedené operace nebo splnění právní povinnosti.

13. Veřejný web a analytika

Současná veřejná statická stránka Faktury & Výkazy nepoužívá externí analytické skripty ani reklamní trackery. V souvislosti s připravovanou platební bránou může veřejný web zobrazovat oficiální informační obrázek GoPay / Česko platí kartou načítaný z domény help.gopay.com; nejde o analytický skript, ale při načtení obrázku vzniká běžný síťový požadavek na tuto doménu.

14. Kontakt pro soukromí

Žádosti a dotazy týkající se osobních údajů je možné poslat na petr@houzva.cz nebo řešit na telefonu +420 725 120 249.

← Zpět na přehled podmínek